Berikut adalah 3 kunci merancang masa:
Kunci #1: Rancang hari anda pada malam sebelumnya
Dalam pengurusan masa, lebih banyak anda merancang, lebih banyakmasa dapat dijimatkan. Rancang keesokan hari anda pada hari sebelumnya. Sebelum masuk tidur, ambil sekeping kertas dan tuliskan segala aktiviti yang anda perlu lakukan untuk esok hari. Perancangan sebegini akan memudahkan kerja yang dilakukan keesokan hari.Ianya dikatakan bahawa, 10% daripada masa anda ambil untuk merancang masa, anda akan menjimat 90% daripada masa anda dalam menyelesaikan sesuatu pekerjaan. Seringkali juga digalakkan merancang pada malam sebelumnya oleh kerana ketika tidur, minda anda umpama bersedia untuk menangni hari yang baru yang penuh dengan perancangan. Kerja akan lebih sempurna dan tersusun dengan merancang pada hari sebelumnya.
Kunci #2: Senarai mengikut kepentingan
Salah satu cara yang sering disarankan dalam mengurus masa adalah menyenaraikan apa yang anda perlu lakukan. Langkah seteruisnya adalah, pada senarai tersebut, tandakan A, B, Cdan D disebelah segala aktiviti anda mengikut kepentingan. Tandakan A pada perkara yang penting untuk anda lakukan. B pada perkara yang kurang penting, tetapi, masih perlu di lakukan. C pada perkara yang kurang penting, dan D pada perkara yang tidak penting langsung. Sering kali apabila anda menyiapkan senarai mengikut kepentingan ini, anda akan dapat lihat di manakah keutamaan anda perlu tumpukan terlebih dahulu. Aktiviti yang di tandakan D boleh di pangkah daripada senarai anda oleh kerana ianya tidak penting. Mungkin sekiranya anda mempunyai masa, anda boleh lakukannya seperti menonton TV atau bermain computer game. Aktiviti yang ditandakan C mungkin boleh diagihkan kepada orang lain. Ataupun, mungkin boleh dilakukan sekali gus dengan aktiviti B. Manakala, aktiviti A pula adalah keutamaan anda di mana anda perlu memberi tumpuan pada awal hari anda. Lakukan aktiviti-aktiviti anda mengikut senarai kepentingan. Daripada A, sehingga C. Sekiranya adamasa, dan pastinya dengan mengamalkan pengurusan masa di dalam audio ini, anda akan mendapat banyak masa terluang untuk melakukan perkara D! Rancangkan hari anda. Hari yang tidak dirancang adalah hari yanganda merancang untu gagal dalam menguruskan masa!
Kunci #3. Prinsip 80-20
Prinsip yang dihasilkan oleh Vilfredo Pareto mengatakan bahawa 20% daripada masa yang di ambil untuk menyiapkan sesuatu tugasan adalah untuk 80% hasil daripada tugas tersebut. Dalam erti kata lain, produktiviti anda akan menurun selepas 20% masa anda diambil! Oleh itu, bagaimana caranya menggunakan prinsip ini untuk manfaat anda? Mudah sahaja. Apabila anda ingin melakukan sesuatu tugas, bentangkan tugasan tersebut di hadapan anda dan fikirkan strategi bagaimana anda perlu menangani tugas tersebut. Apabila anda sudah bersiap sedia dengan apa yang anda perlukan, terus mulakan tugasan tersebut. Jangan berhenti, dan teruskan sahaja sehingga anda dapat menyiapkan apa yang anda termampu. Mungkin ianya mengambil 1 jam...atau 2 jam. Apa sahaja yang anda mampu lakukan, lakukannya.Kemudian, berhenti! Ya... berhenti dari melakukan tugasan tersebut. Ini kerana, anda telah mengambil 20% daripada masa anda yangbenar-benar produktif dalam menyiapkan kerja tersebut. Namun, kerja tersebut sudah 80% siap!Apa yang anda perlu laku kini adalah, alihkan perhatian anda kepada kerja atau tugas yang lain. Mulakan tugas baru dan tidak perlu hiraukan tugasan tadi. Untuk tugasan baru juga, lakukan yang sama iaitu, beri tumpuan yang khusus 20% daripada masa yang perlu diambil, kemudian berhenti. Lakukan perkara yang sama pada tugasan yang lain.Dengan melakukan prinsip pareto ini, anda dapat menyiapkan 80% daripada kerja di tangan dalam 20% masa anda sahaja. Selepas kesemua 80% tugas anda selesai, anda boleh kembali kepada tugasan asal untuk menyiapkan 20% sehingga selesai. Kini, keadaan andasudah segar daripada tugasan asal, dan produktiviti meningkat semula.Gabungkan ketiga-tiga kunci merancang masa ini dan anda pasti teruja dengan kecekapan anda menangani masa dalam menjalankan perniagaan anda! -Irfan Khairi
Untuk lagi tip perniagaan, kewangan & kejayaan,
Dikutip dari http://www.irfankhairi.com/ yang sampai ke mailboxku.
